Организация и техника на счетоводството

КУРСОВА РАБОТА

Съдържание

ПРАВНО, ОРГАНИЗАЦИОННО И УПРАВЛЕНСКО СЪСТОЯНИЕ НА “ОРЕЛ – РАЗГРАД” АД, ГР. РАЗГРАД.. 1

I. Общи изисквания при документиране на стопанските операции. 5

II. Списък на използваните от “Орел – Разград” АД счетоводни документи. 6

II.I. Първични счетоводни документи. 6

II.2. Вторични счетоводни документи. 9

II.3. Счетоводни регистри. 9

III. Указания, схема и график за съставяне, оформяне и движение на счетоводните документи. 10

III.1. Счетоводни документи на хартиени носители. 10

III.2. Счетоводни документи на технически носители. 28

IV. Списък на документите, съдържащи оперативна и статистическа информация. 28

IV.1. Документи за оперативна информация. 28

IV.2. Документи за статистическа информация. 29

V. Изисквания за получаване, използване и съхранение на ценните образци на първични счетоводни документи. 30

V.1. Списък на ценните образци на първичните счетоводни документи. 30

V.2. Получаване и използване на ценните образци. 30

V.3. Съхранение на ценните образци. 31

VI. Ред за съхранение, ползване и унищожаване на книжните и технически носители и лицата, отговорни за това. 31

VII. Списък на длъжностните лица, имащи право да боравят с имущества и да полагат подписи. 33

VIII. Списък на документацията, която следва да се издаде от главния счетоводител при напускане. 34

IX. Образци на първичните счетоводни документи – съгласно приложение към правилника за документооборота. 35

X. Заключителни разпоредби. 35

 

ПРАВНО, ОРГАНИЗАЦИОННО И УПРАВЛЕНСКО СЪСТОЯНИЕ НА “ОРЕЛ – РАЗГРАД” АД, ГР. РАЗГРАД

“ОРЕЛ – РАЗГРАД” АД гр. Разград е регистрирано по фирмено дело № 29/1996 г. на Разградски окръжен съд.

Дружеството е регистрирано с капитал 50 000 лв., разпределен в 50 000 бр. поименни акции с номинална стойност 1 лв. всяка една и с предмет на дейност: покупка на стоки или други вещи с цел препродажба в първоначален преработен или обработен вид, продажба на стоки от собствено производство, търговско представителство и посредничество, комисионни, спедиционни и превозни сделки, складови сделки, лизенционни сделки, стоков контрол, сделки с интелектуална собственост, хотелиерски, туристически, рекламни, информационни, програмни, импресарски, отдаване под наем или други услуги, покупка, строеж или обзавеждане на недвижими имоти с цел продажба, лизинг.

Занимава се с производство на изделия от текстил. Произвеждат плат, който също се използва в текстилната промишленост. Имат собствено производство, което реализират на вътрешния и външния пазар.

Дружеството е регистрирано с едностепенна система на управление и се управлява от СЪВЕТ НА ДИРЕКТОРИТЕ в състав:

·        -Илия Петров Раев – председател на СД

·        -Красен Илиев Москов – член на СД и изп. директор

·        -Анна Манолова Недялкова – член на СД

·        изпълнителен директор и представящ дружеството е Красен Илиев Москов.


 

 “О Р Е Л – Р А З Г Р А Д” АД

ГР. Р А З Г Р А Д

 

 

 

 

 

 

П Р А В И Л Н И К

 

З А

 

Д О К У М Е Н Т О О Б О Р О Т А

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 


Правилникът за документооборота е изготвен съгласно изискванията на глава втора, раздел първи от Закона за счетоводството, Националния сметкоплан и Албума на първичните счетоводни документи на Управление “Национално счетоводство” към Министерство на финансите.

Целта на правилника за документооборота е създаването на необходимата организация за движение на документацията в дружеството, както и своевременното и правилното й съставяне, използване и съхранение за нуждите на управлението.

Документооборота е пътят на движението на счетоводните документи от момента на тяхното съставяне или получаване в предприятието до момента на предаването им в постоянния архив за съхранение.

Етапи на документооборотът са:

1.                  Съставяне и приемане на документите;

2.                  Подготовка за обработване;

3.                  Обработване на документите;

4.                  Съхраняване на документите в счетоводния архив.

Основни изисквания към документооборота са:

-                     Своевременно и вярно отразяване на стопанските операции в хронологичен ред;

-                     Взаимовръзка и взаимозависимост между първичните документи, в които са отразени комплексни стопански операции;

-                     Максимално съкращаване на пътя на придвижването на документите от съставителите до окончателната им обработка;

-                     Правилно определяне на документосъставителите и мястото на съставяне.

-                     Осигуряване на условия за упражняване на ефективен контрол върху стопанската дейност.

-                     Контрол за съхранението на първичните счетоводни документи и на информацията, която те съдържат.

I. Общи изисквания при документиране на стопанските операции

Дружеството използва счетоводни документи за отразяване съдържанието на стопанските операции.

Счетоводният документ е носител на счетоводна информация, имащ доказателствена сила съгласно Закона за счетоводството.

Счетоводните документи са първичните и вторичните документи, съставени при извършване на стопански операции, както и счетоводните регистри, съдържащи обработена счетоводна информация.

Първичните счетоводни документи се съставят към момента на извършването на стопанските операции и трябва да отразяват достоверно тяхната същност.

Всеки първичен счетоводен документ трябва да съдържа следните реквизити, регламентирани с чл.8, ал.1 от Закона за счетоводството:

1.                  наименование на документа;

2.                  наименование, адрес и данъчен номер на предприятието – съставител на документа;

3.                  наименование, адрес и данъчен номер на предприятието, с което се осъществява стопанската операция, и имената на лицето, което го представлява;

4.                  място и дата на съставяне на документа;

5.                  собствено и фамилно име на съставителите на документа;

6.                  основание и предмет на стопанската операция;

7.                  натурално и стойностно изражение на стопанската операция;

8.                  подписи на лицата, отговарящи за осъществяването и оформянето на стопанската операция.

Вторичният счетоводен документ съдържа следните реквизити:

1.                  наименование на документа;

2.                  номер и дата на съставяне;

3.                 стойност, отразена в първичните счетоводни документи, въз основа на който е съставен;

4.                  подпис на съставителя.

Счетоводен документ, който не съдържа посочените реквизити, няма доказателствена сила.

Счетоводните документи се попълват ръкописно с мастило или химикал, на машина или друго печатащо устройство.

Поправки и добавки в първичните счетоводни документи не се разрешават.

Погрешно съставените или поправени първични счетоводни документи се анулират и се съставят нови.

За достоверността на информацията в счетоводните документи в техническите информационни носители отговорност носят длъжостноте лица, които са ги съставили и подписали.

Лицата, които са разпоредили извършването на стопанските операции, носят отговорност за тяхната законосъобразност и целесъобразност.

За счетоводни документи се считат и получените или издадени от предприятието носители на информация чрез фотокопирна техника, телефаксна апаратура и т.н., като за верността на информацията се изискват подписи на лицата, изпратили или получили документите.

Преписите или копията на оригиналните счетоводни документи придобиват качеството на равностоен заместител след нотариална заверка или подпис и печат на издателя.

II. Списък на използваните от “Орел – Разград” АД счетоводни документи

II.I. Първични счетоводни документи

II.I.1. Първични счетоводни документи за отчитане на дълготрайни активи

1.                  акт за приемане на строителни обекти

2.                  акт за приемане и предаване на дълготрайни активи

3.                  протокол за преместване на дълготрайни активи

4.                  протокол за бракуване на дълготрайни активи

5.                  сметка за резултатите от ликвидацията на ДМА

6.                  амортизационен план на амортизируеми активи

7.                  въпросен лист

8.                  инвентаризационен опис на дълготрайни активи

9.                  сравнителна ведомост за резултатите от инвентаризация на дълготрайни активи

10.               акт за констатиране на повредена или износена автомобилна гума и протокол за бракуването й

11.               карта за отчитане пробега на автомобилна гума

12.               пътен лист за лек автомобил

13.               пътен лист за товарен автомобил

14.               пътен лист за автобус

II.I.2. Първични счетоводни документи за отчитане на краткотрайни активи

А. Материални запаси

1.                  складова разписка за приемане/предаване на материални запаси

2.                  акт за установяване на различията при приемане на материални запаси

3.                  искане за отпускане на материали

4.                  стокова разписка за получени стоки

5.                  протокол за бракуване на материални запаси

6.                  сравнителна ведомост за резултатите от инвентаризацията на материалните запаси

7.                  протокол за компенсация на липси и излишъци, за одобряване на естествените загуби /фири/ и на липси за сметка на предприятието

8.                  експедиционна бележка

Б. Продукция

1.                  складова разписка за приемане/предаване на материални запаси /продукция/ придружен от сертификат за качество и анализно свидетелство

2.                  акт за брак в производството

3.                  инвентаризационен опис от инвентаризацията на незавършено производство и неупотребени материали получени от производството

4.                  нареждане за експедиране на МЗ и продукция

5.                  лимитни карти

В. Парични средства в брой

1.                  приходен касов ордер за левове

2.                  приходен касов ордер за валута

3.                  разходен касов ордер за левове

4.                  разходен касов ордер за валута

Г. Парични средства по банкови сметки

1.                  искане за откриване на банкова сметка

2.                  искане за закриване на банкова сметка

3.                  спесимен за подписите

4.                  вносна бележка

5.                  нареждане разписка

6.                  платежно нареждане

7.                  платежно нареждане към бюджета

8.                  платежно искане

9.                  пълномощно за получаване на пари в брой

II.I.3. Първични счетоводни документи за отчитане на разчетни взаимоотношения

1.                  трудов договор

2.                  допълнително споразумение към трудов договор

3.                  таблица за отчитане явяването и неявяването на работа

4.                  заповед за разрешаване на отпуск

5.                  анкетна карта

6.                  ведомост за трудово възнаграждение /заплати/ на персонала

7.                  обходен лист

8.                  договор за изработка, граждански

9.                  сметка за изплатени суми

10.              протокол за резултатите от инвентаризация на разчети

11.              пълномощно

12.              авансов отчет

13.              авансов отчет за валута

14.              заповед за командировка в чужбина

15.              заповед за командировка в страната с отчет

16.              данъчна фактура

17.              данъчно дебитно/кредитно известие към опростена фактура

18.              фискална касова бележка за касов апарат

19.              касова бележка за касов апарат сторно

II.2. Вторични счетоводни документи

1.                  отчет за дневните продажби

2.                  отчет на касиера в левове

3.                  отчет на касиера във валута

4.                  оборотна ведомост

II.3. Счетоводни регистри

1.                  списък на въведените документи

2.                  хронологичен регистър

3.                  оборотна ведомост

4.                  дневник за покупките по ЗДДС

5.                  дневник за продажбите по ЗДДС

6.                  главна книга

III. Указания, схема и график за съставяне, оформяне и движение на счетоводните документи

III.1. Счетоводни документи на хартиени носители

1.Акт за приемане на строителни обекти

Документът се съставя при окончателното извършване на строителния обект. Съставя се в два екземпляра от комисия, в която са включени представители на дружеството като възложител и на изпълнителя.

Екземплярът, който е за дружеството се прилага към фактурата и заедно с нея служи като основание за плащане.

Срок за представяне в счетоводството – на следващия ден след съставянето му.

по ред

Наименование на операциите

ГЛ.ИНЖЕНЕР

Счетоводител

1

Съставяне на документа

×

 

2

Подписване на документа

×

 

3

Проверка на всички качествени признаци на документа и аритметична проверка

 

×

4

Приемане и изплащанена суми по документа

 

×

5

Осчетоводяване на документа

 

×

6

Съхраняване на документа до предаването му в архив

 

×

 

2. Акт за приемане и предаване на дълготрайни активи

Документът служи за оформяне на приемането на всички дълготрайни материални активи в дружеството. При доставка на нови ДМА всички реквизити се попълват от получателя. Документът се съставя в деня на получаване на ДМА и подписване на фактурата от МОЛ в три екземпляра: два за счетоводството и един за МОЛ.

Срок за представянето му в счетоводството – на следващия ден след приемане на ДМА от МОЛ.

 

 

по ред

Наименование на операциите

Приемащо МОЛ

Счетоводител

1

Съставяне на документа

×

 

2

Подписване на документа

×

 

3

Проверка на всички качествени признаци на документа и аритметична проверка

 

×

4

Приемане и изплащанена суми по документа

 

 

5

Осчетоводяване на документа

 

×

6

Съхраняване на документа до предаването му в архив

 

×

 

3. Протокол за преместване на дълготрайни активи

Документът служи за оформяне на преместването на всички дълготрайни материални активи в дружеството. При приемане – предаване на ДМА между МОЛ документът се съставя от предаващото МОЛ след разпореждане на съответния началник отдел, удостоверено с подпис върху него, в четири екземпляра: два за счетоводството и за двете МОЛ /предаващо приемащо/.

Срок за представянето му в счетоводството – до три дни от преместването на ДМА.

 

по ред

Наименование на операциите

Предаващо МОЛ

Предаващо МОЛ

Н-К отдел

Счетоводител

1

Съставяне на документа

×

 

 

 

2

Подписване на документа

×

×

×

 

3

Проверка на всички качествени признаци на документа и аритметична проверка

 

 

 

×

4

Осчетоводяване на документа

 

 

 

×

5

Съхраняване на документа до предаването му в архив

 

 

 

×

 

4. Протокол за бракуване на дълготрайни активи

Документът служи за отписване на материален или нематериален дълготраен актив, който поради амортизиране или друга причина не може да изпълнява функционалното си предназначение. Съставя се за всеки бракуван ДМА поотделно от комисия, назначена със заповед за инвентаризация от Управителя в състав: Н-к отдел или обектов ръководител, компетентно техническо лице, счетоводител и МОЛ.

по ред

Наименование на операциите

комисия

МОЛ

Счетоводител

Гл.

счетоводител

Управител

 

1

Съставяне на документа

×

 

 

 

 

2

Подписване на документа

×

×

×

×

×

3

Проверка на всички качествени признаци на документа и аритметична проверка

 

 

×

 

 

4

Осчетоводяване на документа

 

 

×

 

 

5

Съхраняване на документа до предаването му в архив

 

 

×

 

 

 

Документът се попълва в два екземпляра: за счетоводството и за МОЛ.

След одобряване на протокола от Управителя или упълномощено от него лице, комисията в същия състав съставя протокол за ликвидация на ДМА. При ликвидация на актива към екземпляра за счетоводството се прикрепя и Сметка за резултатите от ликвидацията на ДМА.

При установяване на небрежно или безстопанствено отношение по време на експлоатацията на актива комисията прави предложение в протокола за търсене на съответните отговорности на съответните лица.

Срок за представяне в счетоводството – до 3 дни след инвентаризацията

5. Сметка за резултатите от ликвидация на ДМА

по ред

Наименование на операциите

Комисия

МОЛ на склад

Гл. счетоводител

Управител

1

Съставяне на документа

×

 

 

 

2

Подписване на документа

×

×

×

×

3

Проверка на всички качествени признаци на документа и аритметична проверка

 

 

×

 

4

Осчетоводяване на документа

 

 

 

 

5

Съхраняване на документа до предаването му в архив

 

 

×

 

 

 

 

 

Съставя се на базата на заповед и протокол за бракуване и ликвидация на ДМА, утвърден от Управителя и се предава на лицето, определено за отговорник по ликвидацията. В сметката се отбелязват номенклатурните номера, видовете, количествата и стойността на получените материали, а при предаването им на МОЛ – и номерът и датата на документите, срещу които са предадени.

Срок за представяне в счетоводството – на следващия ден след приключване на ликвидацията.

 

6. Амортизационен план на амортизируеми активи

Разработва се за всеки амортизируем актив при придобиването му от секторния счетоводител и се утвърждава от Управителя при спазване изискванията на НСС4 Отчитане амортизациите на ДМА. Необходим е само за счетоводството. Тъй като информацията за ДМА се обработва автоматизирано, данните за всеки актив се въвеждат в компютърната програма от отговорния за това счетоводител. На базата на индивидуалните амортизационни планове за всички ДМА и ДНМА. Допълва се и се актуализира при промяна в счетоводната политика.

Срок за съставяне в счетоводството – до 25 януари всяка календарна година – документът е отворен и се допълва с всеки новопридобит актив.

 

по ред

Наименование на операциите

Счетоводител

Гл.счетоводител

Управител

1

Съставяне на документа

×

 

 

2

Подписване на документа

×

×

×

3

Осчетоводяване на документа

×

 

 

4

Съхраняване на документа до предаването му в архив

×

 

 

 

7. Въпросен лист

Попълва се от МОЛ преди започване на инвентаризацията на дълготрайните активи, стоките, материалите, паричните средства и др. имущества. Има за цел деклариране на всички факти, ненамерили отражение в счетоводната документация към момента на започване на инвентаризацията, както и наличието на лични и чужди активи в обекта. Съставя се в един екземпляр, подписва се от МОЛ и инвентаризационната комисия и се прилага към инвентаризационния опис.

Срок за представяне в счетоводството:

веднага при попълването

 

по ред

Наименование на операциите

МОЛ

Комисия

Счетоводител

1

Съставяне на документа

×

 

 

2

Подписване на документа

×

×

×

3

Осчетоводяване на документа

 

 

×

4

Съхраняване на документа до предаването му в архив

 

 

×

 

8. Инвентаризационен опис

Документът се съставя за оформяне резултатите от инвентаризация както на дълготрайните, така и на краткотрайните активи от комисия, назначена със заповед от Управител, съгласно изискванията и сроковете определени със Закона за счетоводството и Националния сметкоплан.

Преди започване на инвентаризацията МОЛ попълва въпросен лист.

Съставя се в два екземпляра – за счетоводството и за МОЛ, а когато инвентаризацията се извършва по повод смяна на материално – отговорни лица – в три екземпляра. Количествените данни за намерените при инвентаризацията активи се въвеждат в компютърна програма за отчитане на ДМА, материалите и стоките, за да се установят отклоненията спрямо счетоводните данни.

Срок за представяне в счетоводството:

веднага

 

по ред

Наименование на операциите

МОЛ

Комисия

Счетоводител

1

Съставяне на документа

 

×

 

2

Проверка на всички качествени признаци и аритметична проверка

 

 

×

3

Приемане и изплащане на документа

×

 

 

4

Подписване на документа

×

×

 

5

Осчетоводяване на документа

 

 

×

6

Съхраняване на документа до предаването му в архив

 

 

×

 

Схема за движението на първичен документ Инвентаризационен опис на ДА и МЗ:

9. Сравнителна ведомост за резултатите от инвентаризация на дълготрайни активи

Документът се използва за оформяне на резултатите от инвентаризацията, както на дълготрайните, така и на краткотрайните активи за установяване на различията между фактическата и документална счетоводна наличност на инвентаризирания обект.

Съставя се от комисия, определена със заповед на Управителя или от упълномощено от него длъжностно лице, в два или три екземпляра /при смяна на материално отговорни лица/, като първият екземпляр се предава на счетоводството, а другите са за М.О.Лица.

 

Схема за движение на първичен документ Сравнителна ведомост за резултатите от инвентаризация на ДА и МЗ:

по ред

Наименование на операциите

Комисия

МОЛ

Гл.

счетоводител

Счетоводител

Управител

1

Съставяне на документа

×

 

 

 

 

2

Подписване на документа

×

×

×

×

×

3

Проверка на всички качествени признаци и аритметична проверки

 

 

 

 

 

4

Приемане и изплащане на суми по документа

 

×

 

 

 

5

Осчетоводяване на документа

 

 

 

×

 

6

Съхраняване на документа до предаването му в архив

 

 

 

×

 

 

На базата на сравнителната ведомост се установяват окончателните резултати от инвентаризацията, като при необходимост се съставят протокол за компенсация на липси и излишъци, протокол за липси за сметка на предприятието, а при инвентаризация на стоки – протокол за одобряване на естествени загуби /фири/.

При установяване на негодни активи инвентаризационната комисия оформя протокол за бракуване на ДА или МЗ.

Документът, заедно с резултатите от него по предложение на Гл. счетоводител се утвърждава с Решение на Управителя за отчитане на установените липси за сметка на МОЛ или за сметка на предприятието и подпис от Управителя.

Срок за представяне в счетоводството – до 3 дни след инвентаризацията.

10. Акт за констатиране на повредена или износена автомобилна гума и протокол за бракуването й.

Документът служи за отразяване на повреди или износване на автомобилни гуми. Съставя се от комисия, назначена със заповед от Управителя в два екземпляра – за механика на транспорта и за счетоводството. За всяка повредена или износена гума се съставя отделен акт. Когато се установи, че гумата не подлежи на ремонт, комисията съставя протокол за бракуването й, който е неразделна част от този акт. Данните за пробег по норма и изминати килиметри се вземат от картата за отчитане пробега на външните автомобилни гуми. Протоколът се одобрява от Управителя.

Срок за представяне в счетоводството – до 3 дни след съставянето му.

по ред

Наименование на операциите

МОЛ

Комисия

Счетоводител

1

Съставяне на документа

 

×

×

2

Проверка на всички качествени признаци и аритметична проверка

 

 

×

3

Приемане и изплащане на суми по документа

×

 

 

4

Подписване на документа

×

×

 

5

Осчетоводяване на документа

 

 

×

6

Съхраняване на документа до предаването му в архив

 

 

×

 

11. Карта за отчитане пробега на автомобилна гума

Документът служи за отразяване на нормения и изминатия пробег на автомобилна гума за времето на експлоатация за всяка кола. За всяка автомобилна гума се открива и води отделна карта от механика на транспорта.

Срок за представяне в счетоводството – при бракуване и при съставяне на акт за констатиране на повредена или износена автомобилна гума и протокол за бракуването й.

 

по ред

Наименование на операциите

Механик на транспорта

Счетоводител

1

Съставяне на документите

×

 

2

Проверка на всички качествени признаци и аритметична проверка

 

×

3

Приемане и изплащане на суми по документите

×

 

4

Подписване на документите

×

×

5

Осчетоводяване на документите

 

×

6

Съхраняване на документа до предаването му в архив

 

×

 

12. Пътен лист

Пътните листи служат за документиране на извършените превози както с леки автомобили, така и с товарни автомобили и автобуси и разходите за гориво по извършването им. Те са ценни бланки и се получават от водача на МПС ежедневно от механика на транспорта срещу подпис.

Водачът задължително записва в пътния лист:

-                     -поредния номер на курса;

-                     -начален килиметраж;

-                     -изминати килиметри;

-                     -краен килиметраж;

-                     -място на тръгване и

-                     -място на пристигане;

-                     -налично гориво в резервоара;

-                     -доливано количество;

-                     -налично гориво в края на деня;

-                     -целта на превоза и подпис;

-                     -както и подпис на лицето, ползвало автомобила.

Пътният лист се заверява при излизане от обекта от механика на транспорта.

Пътният лист се приключва в края на работния ден и на следващия ден се отчита на механика на транспорта.

Срок за представяне в счетоводството – ежемесечно с цел изготвяне на оперативна справка за изминати килиметри от служебните автомобили и осчетоводяване.

 

по ред

Наименование на операциите

Водач на МПС

Механик на транспорта

Пътуващи дл.лица

Счетоводител

1

Съставяне на документа

×

 

 

 

2

Проверка на всички качествени признаци и аритметична проверка

 

 

 

×

3

Подписване на документа

×

×

×

×

4

Осчетоводяване на документа

 

 

 

×

5

Съхраняване на документа до предаването му в архив

 

 

 

×

 

13. Пътен лист за товарен автомобил

Документът служи за документиране на извършените превози с товарен автомобил. Изискванията са както за пътен лист за лек автомобил.

14. Пътен лист за автобус

Документът служи за документиране на извършените превози с автобус и микробус. Изискванията са както за пътен лист за лек автомобил.

 

Всички складови документи за Материални запаси, Продукция, Технологично оборудване, Личните картони, Инструментална, Стопански инвентар се издават от компютърния оператор и един екземпляр подписан от съответните лица се пази от него в папка до края на месеца, когато се предава заедно с дневника за записванията на разпечатка и дискета в края на всеки месец.

 

Фактурите за продажби се издават от фактурист-счетоводител. Той заприхождава стоките и материалите за продажба предадени му от МОЛ с искане за фактуриране.

 

15. Складова разписка за приемане/предаване на материални запаси и ММП.

Документът се използва в следните случаи:

-                     при фактическо приемане на МЗ по фактури, протоколи или по друг документ, придружаващ МЗ;

-                     преместване на МЗ от един склад в друг с различни МОЛ;

-                     предаване в склада на получените материали от ликвидация /бракуване/ на ДМА и на МЗ;

-                     приемане в склада на готова продукция;

-                     приемане в склада произведени в сервиза РЧ и ТО;

-                     предаване на ТО за възстановяване на външни фирми по договор.

При заприходяване на новополучени МЗ, продукция или ММП складовата разписка се съставя в три екземпляра от компютърния оператор – един за счетоводството, един на кочана и един за МОЛ. В случай, че се установят различия между факторираните и получените количества, се съставя протокол за различията – Акт за установяване на различията при приемане на МЗ. Актът се съставя от комисия в състав: МОЛ, ръководител и представител на доставчика. Складовата разписка и актът за различия се предоставят на Главния счетоводител за установяване на контакт с доставчика издаване на данъчно дебитно/кредитно известие или доставка за липсващо количество.

При приемане – предаване на МЗ или ММП между МОЛ. Документът се съставя от компютърния оператор след разпореждане на съответния началник, удостоверено с подпис върху него, в четири екземпляра: два екземпляра за счетоводството и за двете МОЛ /предаващо и приемащо/.

Срок за представяне в счетоводството – за новополучени и получени при ликвидация МЗ и ММП – на следващия ден, а при приемане – предаване – до три дни от преместването им.

 

по ред

 

Наименование на операциите

Предаващо МОЛ

Приемащо МОЛ

Гл.инженер

Касиер

Счетоводител

1

Съставяне на документа

×

×

 

 

 

2

Подписване на документа

×

×

×

 

 

3

Проверка на всички качествени признаци и аритметична проверка

 

 

 

 

×

4

Осчетоводяване на документа

 

 

 

 

×

5

Изплащане на суми по документа

 

 

 

×

 

6

Съхраняване на документа до предаването му в архив

 

 

 

 

×

 

16. Акт за установяване на различията при приемане на МЗ

Документът се съставя от комисия, назначена със заповед на Управителя, когато се установят различия в количиството, комплектността, асортимента и качеството при получаване на МЗ. Актът се съставя, за да се запазят правата при рекламация и предявяване на искове за неустойки, съгласно нормативните актове. Съставя се в три екземпляра. Първият екземпляр се изпраща на доставчика, с което се предявява необходимото искане, вторият е за счетоводството и третият – за МОЛ.

Срок за представяне в счетоводството – на следващия ден след получаването на доставката.

 

по ред

Наименование на операциите

Комисия

Счетоводител

1

Съставяне на документа

×

 

2

Подписвне на документа

×

 

3

Проверка на всички качествени признаци и аритметична проверка

 

×

4

Осчетоводяване на документа

 

×

5

Съхранение на документа до предаването му в архив

 

×

 

19. Искане за отпускане на материали

Документът се съставя при отпускането на материали от склад. Издава се от компютърния оператор в три екземпляра: оригиналът за счетоводството, вторият – за МОЛ на склада и третият – за потребителя. Искането подлежи на изпълнение само след одобряване на разхода от Началника на производство, гл. инженер. Исканията се съставят в складовата програма за материалите, резервните части и др. от компютърния оператор и се подписват от МОЛ и получател и одобрил.

по ред

Наименование на операциите

МОЛ на склад

Компютърен оператор

Н-к производство,Гл. инженер

Счетоводител

1

Съставяне на документа

 

×

 

 

2

Подписвне на документа

×

×

×

 

3

Проверка на всички качествени признаци и аритметична проверка

 

 

 

×

4

Осчетоводяване на документа

 

 

 

×

5

Съхранение на документа до предаването му в архив

 

 

 

×

Срок за представяне в счетоводството – до 3-то число на месеца, следващ отчетния, заедно с месечния отчет на склада на технически носител и разпечатка.

 

20. Стокова разписка за получени стоки

Документът се използва за заприходяване на получените стоки в склад.

Съставя се в три екземпляра при заприходяване на получени стоки в склада от фактурист счетоводителя.

Срок за представяне в счетоводството – на следващия ден.

 

по ред

Наименование на операциите

Предаващо МОЛ

Приемащо МОЛ

Счетоводител

1

Съставяне на документа

×

×

 

2

Подписвне на документа

×

×

 

3

Проверка на всички качествени признаци и аритметична проверка

 

 

×

4

Осчетоводяване на документа

 

 

×

5

Съхранение на документа до предаването му в архив

 

 

×

 

21. Протокол за бракуване на материални запаси

Документът се съставя от комисия, определена със заповед от Управител или упълномощено от него лице. Съставя се в присъствието на МОЛ в два екземпляра – за счетоводството и за МОЛ. Протоколът се утвърждава от Гл. счетоводител и Управител, след като комисията направи заключение. Бракуваните МЗ се унищожават от комисията, съставила протокола в срок, определен със заповед от Управител.

Срок за представяне в счетоводството – до 3 дни след инвентаризацията.

 

по ред

Наименование на операциите

Комисия

МОЛ

Счетоводител

Гл. счетоводител

Управител

1

Съставяне на документа

×

 

 

 

 

2

Подписвне на документа

×

×

×

×

×

3

Проверка на всички качествени признаци и аритметична проверка

 

 

×

 

 

4

Осчетоводяване на документа

 

 

×

 

 

5

Съхранение на документа до предаването му в архив

 

 

×

 

 

 

22. Инвентаризационен опис на МЗ

Документът се съставя за оформяне инвентаризацията на МЗ. Изискванията за реда, начина, сроковете и схемата на движение на този документ са същите, както при съставяне на инвентаризационен опис на ДА – т.8 от този раздел.

23. Сравнителна ведомост за резултатите от инвентаризацията на МЗ

Документът се използва за оформяне резултатите от инвентаризацията на МЗ. Изискванията за реда, начина, сроковете и схемата на движение на този документ са същите, както при съставяне на инвентаризационен опис на ДА – т.9 от този раздел.

24. Протокол за компенсации на липси с излишъци, за одобряване на естествени загуби /фири/ и на липси за сметка на предприятието.

Документът се съставя от комисия, определена със заповед от Управител за извършване на инвентаризация и за оформяне на резултатите от нея. Съставя се в два екземпляра – за счетоводството и за МОЛ. В протокола се вписват само тези активи, за които при инвентаризацията са установени липси или излишъци, като информация за тях се взема от Инвентаризационния опис и Сравнителната ведомост.

Когато за конкретен МЗ се одобрява естествена загуба и едновременно с това се допуска и компенсация, спазва се хронологичния ред, като най-напред се извършва компенсацията, а след това се одобрява естествената загуба. По отношение на липсите за сметка на предприятието, в протокола се вписват само тези активи, за които има решение от Управител в Сравнителната ведомост.

Срок за представяне в счетоводството – до 3 дни след инвентаризацията.

 

по ред

Наименование на операциите

Комисия

МОЛ

Счетоводител

1

Съставяне на документа

×

 

 

2

Подписвне на документа

×

×

 

3

Проверка на всички качествени признаци и аритметична проверка

 

 

×

4

Осчетоводяване на документа

 

 

×

5

Съхранение на документа до предаването му в архив

 

 

×

 

25. Приходен касов ордер за левове

 

Документът представлява нареждане на Гл. счетоводител до касиера да приеме парични средства в левове с данни от кого, каква сума и с каква цел. Съставя се в два екземпляра от касиера или от счетоводителя, обработващ авансов отчет на подотчетно лице – оригиналът е за счетоводството, а вторият екземпляр /квитанция/ е за лицето – вносител на сумата. Квитанцията с попълнени всички реквизити и печат има доказателствена сила за внесени парични средства в левове.

Всички приходни ордери се описват в касовата книга /отчета на касиера/.

Срок за представяне в счетоводството – на следващия ден сутринта заедно с отчета на касиера.

Схема за движение на първични документи

Приходен касов ордер за левове и Приходен касов ордер за валута

по ред

Наименование на операциите

Касиер

Счетоводител

Гл. счетоводител

1

Съставяне на документа

×

×

 

2

Подписвне на документа

×

 

×

3

Окомплектоване на документа

 

 

×

4

Приемане на суми по документа

 

 

 

5

Осчетоводяване на документа

 

×

 

6

Съхранение на документа до предаването му в архив

 

×

 

 

26. Приходен касов ордер за валута

Документът се съставя като нареждане до касиера за приемане от определено в ордера лице парични средства във валута, описани по вид и левова равностойност. Изискванията за реда, начина, сроковете и схемата на движение на този документ са същите, както при съставяне на приходен касов ордер в левове – т.25 от този раздел.

27. Разходен касов ордер за левове

Документът представлява нареждане на Управител или упълномощено от него лице и на Гл. счетоводител до косиера да изплати за посочената в ордера цел определената сума в левове на вписаното на ордера лице. Съставя се в един екземпляр от косиера или счетоводителя, обработващ авансов отчет на подотчетно лице. Регистрира се в касовата книга.

Срок за представяне в счетоводството – на следващия ден сутринта заедно с отчета на касиера.

Схема за движение на първични документи

Разходен касов ордер за левове и Разходен касов ордер за валута

 

 

Наименование на операциите

Касиер

Получател на сумата

Счетоводител

Гл. счетоводител

Управител

1

Съставяне на документа

×

 

×

 

 

2

Подписване на документа

×

×

 

×

×

3

Приемане и изплащане на суми по документа

×

 

 

×

 

4

Проверка на всички качествени признаци на документа и аритметична проверка

 

 

×

 

 

5

Осчетоводяване на документа

 

 

×

 

 

6

Съхранение на документа до предаването му в архив

 

 

×

 

 

 

28. Разходен касов ордер за валута

Документът представлява нареждане на Управител и на Гл. счетоводител до косиера да изплати за посочената в ордера цел определена сума на вписаното в ордера лице. Изискванията за реда, начина, сроковете и схемата на движение на този документ са същите, както при съставяне на разходен касов ордер в левове – т.27 от този раздел.

III.2. Счетоводни документи на технически носители

IV. Списък на документите, съдържащи оперативна и статистическа информация

IV.1. Документи за оперативна информация

Ежедневна оперативна информация:

1.Справка за паричния поток на дружеството – постъпления и плащания, аналитично по видове приходи и разходи. Съставя се в отдел “ФСД” на база на въведените в компютърната програма първични счетоводни документи. Достъп до справката чрез компютърната мрежа и разпечатка има Управителя.

2.Справка за Продажбите и екседициите, по видове. Изготвя се от факторист-счетоводител на база на издадените и обработени в компютърна програма документи и се предоставя и ползва през компютърната мрежа от Управителя, Гл. счетоводител, Търговски директор и Гл. инженер.

3.Справка за Произведената продукция – за деня и с натрупване от началото на месеца на годината, по видове. Изготвя се от компютърния оператор по издадени на компютърна програма и подписани от началника на производството складови разписки /данните се подават от дневниците в производството от Н-к производство/. Справката се използва чрез достъпа в мрежата на Управителя /за управителя и разпечатка/, Гл. счетоводител, Гл. инженер и Н-к производство.

Ежемесечна оперативна информация:

4.Справка за наличностите на парични средства на дружеството – съставя се в отдел “ФСД” и се предоставя на Управителя.

5.Справка за приходите и разходите, извършени през месеца – съставя се в отдел “ФСД” и се представя на Управителя.

6.Справка за изминатите километри и наработените часове и изразходвано гориво от транспортните средства с пътни листи конкретизирани данни за целта на пътуването – съставя се в отдел “ФСД” и се предоставя на Управителя.

Документите с оперативна информация се съхраняват при длъжностните лица, на които е предоставена. Срокът за нейното съхранение е 3 години, след което се унищожава по реда на раздел VI от правилника.

IV.2. Документи за статистическа информация

1.Справка за отчитане на труда и разходите за работна заплата – съставя се в отдел “ФСД”. Срокът за изготвянето и изпращането в ТСБ е 15-то число на месеца, следващ отчетното тримесечие.

2.Справка за производството и продажбите на продукция /формуляр И месечен/ - съставя се в отдел “ФСД” в срок десето число на следващия месец.

3.Статистически формуляр за разходите за придобиване на дълготрайни материални активи – изготвя се в отдел “ФСД” и се изпраща в ТСБ до 30-то число на месеца, следващ отчетното тримесечие.

4.Статистически формуляр Е потребление шестмесечен – за наличностите, постъпленията и разходите на суровини, материали, електроенергия и горива. Изготвя се от отдел “ФСД” в срок 15-то число следващ шестмесечието.

5.Отчет за ресурсите и реализацията формуляр Е реализация шестмесечен до 15-то число следващо шестмесечието. Изготвя се от отдел “ФСД”.

6.Справка за нетните приходи от продажби и запасите от продукция формуляр Е продажби – месечен. До 20-то число на следващия месец се изготвя от “ФСД”.

7.Справка за дейността през съответното тримисичие с данни за приходи, разходи и краткотрайни материални активи. Изготвя се от отдел “ФСД” и се изпраща в ТСБ до 30-то число на месеца, следващ отчетното тримесечие.

Документите със статистическа информация се съхраняват в отделите, в които са съставени. Срокът за съхранение им е 3 години, след което се унищожават по реда, предвиден в раздел VI на правилника.

V. Изисквания за получаване, използване и съхранение на ценните образци на първични счетоводни документи

V.1. Списък на ценните образци на първичните счетоводни документи

Наименование на документа

Брой екземпляри

Получаване от

1

Фактури/ данъчни, опростени, данъчно и опростено дебитно/кредитно известие/

3

Фактурист счетоводител

2

Касова книга и касов апарат

1

Фактурист счетоводител

3

Касова бележка за касов апарат

3

Фактурист счетоводител

4

Кас. бележка за кас. апарат-сторно

3

Фактурист счетоводител

 

Диапазоните на издаваните компютърно документи се вписват в дневника и се актуализират всяка година до третия работен ден.

V.2. Получаване и използване на ценните образци

Ценните образци се приемат при закупуването им от Гл. счетоводител.

При предаването на кочаните с ценните образци ги описва в прошнурована и прономерована тетрадка. Описват се:

-                     вид на ценните образци;

-                     поредна номерация;

-                     дата на предоставяне на кочаните;

-                     подпис на лицето, което ги е получило;

-                     дата на връщане;

-                     подпис на Гл. счетоводител при връщането им;

-                     забележка;

Ценни образци се предоставят само след връщането на изписаните вече кочани.

При кражба, загубване, повреждане или унищожаване на ценни образци се съставя протокол от комисия в състав: Гл. инженер, счетоводител, Гл. счетоводител, изясняват се обстоятелствата и при наличие на виновно поведение или небрежност на лицето, отговорно за ползването на ценните книжа, се търси дисциплинарна или имуществена отговорност.

При констатиране на кражба, загубване, повреждане или унищожаване на данъчни документи – данъчна фактура, опростена фактура, данъчно дебитна/кредитно известие главният счетоводител незабавно уведомява писмено съответната териториална данъчна дирекция за тези обстоятелства.

V.3. Съхранение на ценните образци

Ценните образци се съхраняват в архива от Гл. счетоводител.

Сроковете за съхранение на ценните образци са:

1.За данъчните документи, издадени по реда на Закона за ДДС – данъчни и опростени фактури, данъчни/кредитни известия към опростени фактури – 5 години.

2.За документи за данъчен контрол – касова книга, касов апарат, касова бележка за касов апарат и касова бележка за касов апарат - сторно– до следващата данъчна ревизия.

3.За ценните образци извън т.1 и т.2 – 3 години.

След изтичане на сроковете за съхранение на ценните образци се унищожават по общия ред в раздел VI на този правилник.

VI. Ред за съхранение, ползване и унищожаване на книжните и технически носители и лицата, отговорни за това.

1.Счетоводна информация се съхранява в предприятието в следните срокове:

-                     -Ведомости за заплати - 50 години;

-                     -Счетоводни регистри и отчети - 10 години;

-                     -Документи от финансов и данъчен контрол - до извършване на следващата данъчна ревизия;

-                     -За всички останали носители - 3 години;

2.При автоматизирана обработка на счетоводна информация се съхранява на технически носители в горепосочените срокове при спазване на съответните технически условия за съхранението им.

Техническите носители на счетоводна информация – дискети, магнитни дискове, се съхраняват от главния счетоводител.

3.Сроковете за съхраняване на счетоводните документи започват да текат от първи януари на годината, следваща тази, за която се отнасят за документите и записванията в счетоводните регистри.

4.Управителя определя със заповед длъжностно лице от счетоводството, което отговаря за съхраняването на счетоводната информация и за поддържането на архива.

5.Длъжностно лице, отговарящо за счетоводния архив, отбелязва в специален дневник всяко ползване на счетоводната информация и задължително проверява изправността на документацията при връщането й.

6.След изтичането на сроковете за съхраняване на счетоводните документи, те се унищожават, ако на подлежат на съхранение в държавния архив съгласно Закона за държавния архивен фонд.

7.Унищожаването на счетоводните документи се извършва от комисия, определена със заповед от Управителя. Комисията изготвя протокол за своята работа, в който се описват всички счетоводни документи, подлежащи на унищожаване, и периодът, за който се отнасят.

8.Организацията по съхраняване и унищожаване на носители на счетоводна информация /хартиени или технически/ трябва да осигурява запазване на съществената информация, съдържаща се в тях.

9.Предаването на счетоводните документи на трети лица става по решение на Управителя на дружеството.

10.При изземването на счетоводни документи от органите на полицията, съда, прокуратурата или други упълномощени за това лица, в дружеството трябва да се осигури запазване на информацията, съдържаща се в иззетите документи чрез изготвяне на преписи, фотокопия и др.

11.При предаване /изземване/ на счетоводни документи от упълномощените за това органи, се представя писмено искане, което се утвърждава от Управителя.

VII. Списък на длъжностните лица, имащи право да боравят с имущества и да полагат подписи.

1.Управител

Подписва всички платежни документи – платежни нареждания и разходни касови ордери, както и договори, свързани с дейността. Подписва трудови договори, допълнителни споразумения, заповеди за отпуск, договори, авансовите отчети и одобрява фактурите на снабдителите и другите длъжностни лица за закупени стоки, материали и имущество и др. Подписва фактури.

2.Главен счетоводител

Подписва платежни документи – разходни и приходни касови ордери, авансови отчети, както и фактури за приети услуги, свързани със счетоводната дейност.

3.Търговски директор

Подписва фактури за получени услуги във връзка с рекламни мероприятия, транспорт на готова продукция и фактурите за продажби.

4.Гл. инженер

Подписва фактури за получени услуги, материали, резервни части, свързани с производството, търговията и транспорта.

5.Главен енергетик

Подписва фактури за закупени електроматериали и електроенергия. Има право на служебни аванси за закупуване на материали и имущество за техническия отдел.

6.Снабдител

Подписват фактури за доставка на стоки и материали срещу предварително одобрени от Управителя заявки. Има право на служебни аванси.

7.Касиер

Подписва за получил и броил всички приходни и разходни касови ордери, касова книга.

8.МОЛ на склад

Подписва фактурите за доставени стоки или материали и имущество, както и първичните документи за заприходяване и преместване на стоките, материалите и имуществото.

9.Шофьори на МПС

Получават служебни аванси за зареждане на гориво, зареждат по лимитни карти от заводската бензиностанция, срещу които представят фактури и пътни листи.

VIII. Списък на документацията, която следва да се издаде от главния счетоводител при напускане.

1.                  Годишните счетоводни отчети за срок до 10 години назад;

2.                  Отчетите за приходи и разходи и балансите към отделните месеци;

3.                  Досиетата за банковите кредити, в т.ч. и погасителните планове и сведения за дължимите суми;

4.                  Счетоводната политика на дружеството;

5.                  Индивидуален план;

6.                  Главните книги и оборотните ведомости за 10 години назад;

7.                  Синхронизирани оборотни ведомости за аналитично и синтетично отчитане и опис на неосчетоводените първични документи към датата на издаване;

8.                  Ревизионните актове на данъчните служби, държавния вътрешен финансов контрол, социалното осигуряване и други, непредадени в архив;

9.                  Документите за регистрация на дружеството;

10.              Амортизационен план;

11.              Съдебни преписки.

IX. Образци на първичните счетоводни документи – съгласно приложение към правилника за документооборота.

X. Заключителни разпоредби

За виновно причинени вреди на дружеството в резултат на неизпълнение или лошо изпълнение на задълженията по документооборота виновните длъжностни лица носят имуществена и дисциплинарна отговорност, съгласно действащите разпоредби.

Препис от правилника за документооборота да се връчи срещу подпис на всички ръководители, изпълнители и служителите във Финансово-счетоводен отдел за изпълнение.

Контролът по изпълнението на правилника възлагам на Гл. счетоводител.


Настоящата тема може да използвате непосредствено, след като я изкопирате и запазите във файл (MS Word формат).


Ако желаете, може да получите файла 2010112.doc на Вашия e-mail адрес, след като заплатите on-line 3 лева чрез ePay по фирмената ни микросметка.
Може да платите и от банкомат   (чрез B-pay), но е необходимо да ни известите с празен e-mail, в който полето Относно/Subject да съдържа текст от вида: ПЛАТЕНО/PLATENO дд/мм/гггг чч:мм тема/tema: 2010112
платете 3 (три) лева
След като натиснете бутона ePay Now, автоматично ще бъдете пренасочени към сайта на ePay.bg, където фактически ще извършите плащането. След като платите (или не платите) системата отново ще Ви върне на нашия сайт. !!! ВАЖНО: При попълване на електронния формуляр на ePay.bg, в полето Информация, която получателят ще види за Вас, е необходимо да изберете E-mail, за да Ви изпратим файла на този, посочен от Вас, e-mail адрес